TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción
2. CAPÍTULO I: Disposiciones normativas
3. CAPÍTULO II: Objeto y Alcance
4. CAPÍTULO III: Definiciones
5. CAPÍTULO IV: Principios para el tratamiento de datos personales
6. CAPÍTULO V: Derechos de los titulares de la información
7. CAPÍTULO VI: Finalidades del tratamiento de los datos personales administrados
8. CAPÍTULO VII: Deberes, responsable y encargado del tratamiento
9. CAPÍTULO VIII: Procedimiento de PQR’s
10. CAPÍTULO IX: Seguridad de la Información
11. CAPÍTULO X: Transmisión de datos personales
1. Introducción Alimentarias Siglo XXI SAS (En adelante, «La Empresa») establece directrices encaminadas a proteger los datos personales de sus proveedores, contratistas, clientes y trabajadores; de acuerdo a lo establecido en el marco legal vigente.
2. CAPÍTULO I: Disposiciones normativas • Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. • Decreto 1074 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
3. CAPÍTULO II: Objeto y Alcance
3.1 Objeto: Establecer directrices que permitan proteger y asegurar el tratamiento de los datos personales realizados por “La Empresa”, garantizando la protección de la información y el ejercicio de los derechos de los titulares.
3.2 Alcance: Aplica a todos los datos personales de proveedores, contratistas, clientes y trabajadores que “La Empresa” recolecta, procesa y almacena en el curso de sus actividades comerciales y operativas.
4. CAPÍTULO III: Definiciones
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. CAPÍTULO IV: Principios para el tratamiento de datos personales
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
6. CAPÍTULO V: Derechos de los titulares de la información
Los titulares tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones.
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a lo establecido en el marco legal.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. CAPÍTULO VI: Finalidades del tratamiento de los datos personales administrados
• Proveedores y contratistas: Gestión de contratos, administración de pagos, cumplimiento de obligaciones fiscales y comerciales y evaluación de desempeño.
• Clientes: Gestión de relaciones comerciales, procesamiento de pedidos y transacciones, atención al cliente y envío de información sobre productos y servicios.
• Trabajadores: Gestión de la relación laboral, cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, administración de beneficios y compensaciones y desarrollo profesional.
8. CAPÍTULO VII: Deberes responsable y encargado del tratamiento
8.1 Deberes responsable del tratamiento
a) Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2 Deberes encargado del tratamiento
a) Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidas en el marco legal.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda «Reclamo en trámite» en la forma en que se regula de acuerdo a lo establecido en el marco legal.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «Información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. CAPÍTULO VIII: Procedimiento de PQR’s “
La Empresa”, cuenta con recurso tecnológico, humano y administrativo que permite atender de manera adecuada los requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relacionados al tratamiento de datos personales, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley; especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, cuando no exista un deber legal o contractual del titular de permanecer en las bases de datos administrados por “La Empresa”.
9.1 Canales
Los canales establecidos por “La Empresa” son los siguientes:
• Telefónico Línea telefónica fija: (602) 370 70 11
• Virtual Página Web: https://www.polloscrispi.com/contacto E-mail: grupocrispi@hotmail.com
• Presencial o escrito Oficina/Sede: Calle 6 No 34-11 Oficina 201
Cuando se presenten cambios en los canales; tales, como: Números telefónicos, correos electrónicos, sedes u oficinas; se insertarán en esta política y se actualizará la misma en la respectiva página web.
Debe tenerse en cuenta que para efectos de dar trámite a cualquier solicitud o reclamo que presenten los titulares se deberá validar y autenticar la identidad del solicitante y para ello al momento de presentar la solicitud o reclamo la persona deberá acreditar que:
• Es el Titular del dato, o alguno de sus causahabientes o de sus representantes legales.
• Es la persona autorizada por el titular del dato.
• Es una autoridad judicial o administrativa con una orden legal o judicial.
En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales. Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 y demás que esta adicione o modifique en relación con la protección y garantía de los datos personales, así como la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad. Cuando el titular presente o radique su consulta o reclamo puede solicitar sello de radicado o comunicarse en diez (10) días hábiles para conocer su número de seguimiento y el estado de su trámite.
9.2 Contenido de la consulta o reclamo
La solicitud debe estar dirigida a “La Empresa” y debe contener como mínimo los siguientes datos:
1. Nombre(s) y apellido(s) del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
5. Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Nombre del peticionario; el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
8. Firma del peticionario.
9. Los titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
• Tanto para solicitudes presentadas a través de documento escrito como las presentadas por correo electrónico se debe adjuntar copia de la cédula.
• Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se dé apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
• Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
9.3 Tiempos para el trámite de consulta o reclamo
9.3.1 Consulta: Una vez que se reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales, se procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del titular se encuentra que existe conformidad, se procede a dar respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles.
En el evento en que se considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, se informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
9.3.2 Reclamo: Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos administrada debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o si advierte un incumplimiento por parte de esta o de alguno de sus encargados, podrá presentar un reclamo ante “La Empresa” o el Encargado.
Una vez se reciba el reclamo por los canales establecidos se procederá a revisar si éste se encuentra completo conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En el evento en que el reclamo se encuentre incompleto lo informará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo con el fin de que el solicitante subsane las fallas.
Una vez recibido el reclamo completo, se procederá a dar respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles.
En el evento en que “La Empresa” considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta al reclamo, informará de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Si “La Empresa” no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
9.3.3 Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consultas o reclamos previsto en la presente política, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.
9.3.4 Inconformidad con la respuesta de la consulta o reclamo: Si no hay conformidad con la respuesta emitida, el titular puede solicitar reconsideración directamente a “La Empresa”, cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en este procedimiento.
9.3.5 Costos del Trámite: El trámite es gratuito.
10. CAPÍTULO IX: Seguridad de la Información “
La Empresa” implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, alteraciones, pérdidas o destrucción. Estas medidas incluyen controles de acceso, cifrado de datos y políticas de seguridad internas.
11. CAPÍTULO X: Transmisión de datos personales
La transmisión de datos personales dentro de “La Empresa” se realiza bajo medidas de seguridad para garantizar la protección de la información.
